JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ

przy ul. Mariackiej 25 w Szczecinie

ogłasza

nabór na wolne stanowisko urzędnicze

( 18) REFERENT ds. obsługi składnicy akt

Zakres zadań na stanowisku:

1. prowadzenie składnicy akt w ZBiLK w zakresie:

a) dokonywania oceny ilości akt, które będą przekazywane przez poszczególne komórki organizacyjne w celu odpowiedniego rozplanowania miejsca przeznaczonego do ich przechowywania,

b) współpracy z komórkami organizacyjnymi, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w terminie przewidzianym w Instrukcji archiwalnej jednostki organizacyjnej,

c) przejmowania spraw zakończonych z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do przechowania akt,

d) porządkowania przechowywanej dokumentacji przejętej w stanie nieuporządkowanym,

e) udostępniania i wypożyczania dokumentacji,

f) wycofywania dokumentacji ze stanu składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

g) inicjowania brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”), której okres przechowywania już minął oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

h) przeprowadzania skontrum dokumentacji znajdującej się w składnicy akt,

i) przeprowadzania kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

j) sporządzania rocznych sprawozdań z działalności składnicy akt i stanu dokumentacji w składnicy akt,

k) dbania o całość zasobu, a w szczególności zabezpieczenie akt przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, szkodnikami,

l) przeprowadzania drobnych zabiegów konserwatorskich, takich jak: czynności profilaktycznych oraz podklejenia uszkodzonych lub przedartych kart skoroszytów lub teczek aktowych;

ł) okresowego przeglądu dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w składnicy akt w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek aktowych lub kopert (w przypadku akt osobowych) i pudeł na nowe;

m) właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.

Warunki pracy na stanowisku

Podstawowy system czasu pracy, 8 godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo, pięciodniowy tydzień pracy.

Praca przy monitorze ekranowym, praca w terenie.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%.

Wymagania niezbędne:

1. Obywatelstwo polskie.

2. Pełna zdolność do czynności prawych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,

3. Brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

4. Nieposzlakowana opinia.

5. Wykształcenie średnie i co najmniej 2 lata ogólnego stażu pracy lub wyższe i co najmniej 1 rok stażu pracy ogólnego

6. Kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku:

1. znajomość ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz.U.2020.164) oraz aktów wykonawczych do ustawy;

2. znajomość przepisów Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jednolity Dz.U.2019.246).

Wymagania pożądane:

Doświadczenie z zakresu archiwizacji dokumentacji oraz ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia.

Wymagane dokumenty:

1. Życiorys z opisem dotychczasowej działalności zawodowej (CV).

2. List motywacyjny poświadczony własnoręcznym podpisem.

3. Kserokopia dokumentu potwierdzającego wykształcenie.

4. Ewentualne kserokopie referencji z dotychczasowych miejsc pracy.

5. Kserokopie innych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach, uprawnieniach i umiejętnościach ( kursy, szkolenia).

6. Kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia).

7. Oświadczenie kandydata potwierdzające posiadanie obywatelstwa polskiego ( poświadczone własnoręcznym podpisem).

8. Oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych (poświadczone własnoręcznym podpisem).

9. Oświadczenie kandydata, że nie był/a skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (poświadczone własnoręcznym podpisem).

10. Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby rekrutacji prowadzonej przez ZBiLK. Jednocześnie oświadczenie, że udziela zgody dobrowolnie oraz ze został/a poinformowany/a o przysługującym prawie dostępu do treści danych oraz ich poprawiania, jak również wycofania zgody na ich przetwarzanie w każdym czasie ( poświadczone własnoręcznym podpisem).

11. Oświadczenie kandydata załącznik nr 1 - dostępny do pobrania się na stronie internetowej Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w zakładce „ Zgłoś naruszenie”.

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13, 14 i 15 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz.Urz. UE L 2016, Nr 119, s. 1) – dalej RODO− informujemy, że:I. Administrator danych osobowych Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie , ul. Mariacka 25, 70-456 Szczecin będzie Administratorem Pani/Pana danych osobowych. II. Inspektor Ochrony Danych Został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym Pani/Pan może skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych pod adresem poczty elektronicznej: iod@zbilk.szczecin.pl lub listownie na adres: Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie, ul. Mariacka 25, 70-456 Szczecin III. Cele i podstawy przetwarzania Określono cele przetwarzania Pani/Pana danych. Jako Administrator będziemy przetwarzać Pani/Pana dane w celu postępowania rekrutacyjnego i zawarcia umowy o pracę (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a i b oraz f RODO). Pani/Pana dane na wolne stanowisko urzędnicze przetwarzane są w oparciu o przepisyprawa (w szczególności Kodeksu pracy i/lub innych przepisów szczególnych). IV. Kategorie przetwarzanych danych osobowych W Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie przetwarzane są dane osobowe wrażliwe oraz dane osobowe niewrażliwe w zależności od celu i podstawy przetwarzania. V. Źródło pochodzenia danych osobowych Dane osobowe pozyskane są od interesantów, osób trzecich i innych organów oraz instytucji publicznych na potrzeby prowadzonej sprawy. VI. Prawa osób, których dane dotyczą: Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu:a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;c) prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;d) prawo do cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit a lub art. 9 ust. 2 lit a RODO;e) prawo do przenoszenia danych;f) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. VII. Prawo do sprzeciwu W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Pani/Pana danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub Pani/Pana dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. VIII. Odbiorcy danych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa umowy powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego. Administrator nie będzie przekazywał Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych. IX. Okres przechowywania danych Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z odrębnych przepisów - tj. przez okres 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji. Administrator może przetwarzać dane osobowe zawarte w ofercie także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji,  w związku z wykonywaniem umowy, zakończeniem jej obowiązywania. W tym celu Administrator będzie przetwarzać dane osobowe w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi. X. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych Podanie danych jest konieczne w celu wypełnienia obowiązku prawnego, jakim jest zgodne z przepisami zatrudnianie pracownika w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych z siedzibą w Szczecinie oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej związanej z zatrudnieniem. Niepodanie danych w zakresie wymaganym przez Administratora będzie skutkować niemożnością realizacji procesu zatrudnienia. Pozostałe dane osobowe przetwarzane są na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody. XI. Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych Gdy Pani/Pan uzna, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu ta-kich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. XII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz w formie profilowania.

Ofertę należy złożyć osobiście lub przesłać w terminie do dnia 27 marca 2023

(uwaga: liczy się data wpływu do Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych)

na adres : Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych

sekretariat, pok. 16

ul. Mariacka 25

70-546 Szczecin

w opisanej imieniem i nazwiskiem zamkniętej kopercie z dopiskiem: „ Nabór na stanowisko ( 18 ) Referent ds. obsługi składnicy akt ”

Uwagi:

Regulamin dotyczący przyjmowania, weryfikacji i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych” jest dostępny do zapoznania się na stronie internetowej Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych w zakładce „ Zgłoś naruszenie”.

Oferty, które wpłyną do Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych niekompletne lub po wyżej wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.